Um evento empresarial que realmente fará a diferença no futuro profissional de cada um dos participantes passa longe de ser fácil de ser organizado. Cada detalhe, por menor que seja, deve ser calculado ao realizar um encontro de profissionais: a concepção, o funcionamento, o pós-evento.
Existem alguns quesitos, porém, que não podem faltar e que exigem atenção redobrada para quem está organizando. Responsáveis pelo bom andamento e até mesmo pelo humor e pelo aprendizado dos participantes, damos algumas dicas sobre tudo que precisa ser bem pensado para o seu evento alcançar os objetivos desejados.
Todo bom evento começa com um bom briefing. Essa coleta de dados e de informações é fundamental para a organização de qualquer encontro profissional e para prever as características que o acontecimento terá. Expectativa de público, objetivos, convidados especiais, temática e verba são apenas alguns dos pontos necessários para trabalhar.
Tudo isso deve ser levantado com a maior antecedência possível para evitar problemas com prazos. Fazer tudo corrido, além de deixar a organização preocupada e pessimista, pode encarecer custos e atrapalhar o andamento de todo o evento. Em alguns casos, até mesmo o local da festa e a divulgação do encontro podem ser prejudicados caso prazos sejam extrapolados.
A data também deve ser pensada com muito cuidado. Quanto antes o(s) dia(s) for reservado, mais chances de escolher o período desejado. Mesmo com antecedência, preveja outros fatos que podem esvaziar o seu evento: feriados, eventos com propósitos semelhantes e até mesmo jogos importantes de futebol podem esvaziar o acontecimento organizado.
Se um evento sem muito público é ruim para a organização, um muito lotado também não é nada agradável para os participantes: tudo isso deve ser analisado antes da escolha do local. A localização e a infraestrutura também deve ser levadas em conta ao firmar contrato com uma casa. O espaço Jacyra Sanches, aliás, conta com diversas salas para que você tenha uma experiência ótima para todos.
Por fim, leve em consideração a alimentação que será servida no evento. Não apenas o cardápio em si, mas também a “refeição”. Caso seja nas primeiras horas do dia, opte por um café da manhã; se o encontro acontecer pouco antes da hora do almoço, ofereça um brunch; se o acontecimento ocorrer depois do horário de trabalho, invista em coquetéis e jantares. E, claro: mesmo com pratos e opções mais refinados, tenha também sugestões mais simples.